Đăng ký con dấu có cần thiết không? — Sử dụng con dấu cho người nước ngoài

Một trong những điều đầu tiên bạn sẽ được hỏi khi đến Nhật Bản là, "Bạn có con dấu (hanko) không?" Tuy nhiên, ngày nay, ngày càng có nhiều thủ tục có thể hoàn thành mà không cần con dấu. Biết trước bạn cần con dấu để làm gì sẽ giúp bạn tránh phải làm một con dấu không cần thiết.

1. Chữ ký hiện nay được chấp nhận trong nhiều trường hợp.

• Công dân nước ngoài được chấp nhận với chữ ký trong nhiều trường hợp. Một số ngân hàng và công ty điện thoại di động sẽ chấp nhận chữ ký.
• Tuy nhiên, câu trả lời có thể khác nhau tùy thuộc vào người ở quầy. Hãy hỏi trước, "Chữ ký có được chấp nhận không?"
• Nên chuẩn bị sẵn một con dấu giá rẻ phòng trường hợp bị từ chối.

2. Có ba loại hanko.

• Dấu cá nhân (mitomein) — Dấu bạn sử dụng hàng ngày. Không cần đăng ký. Đây là dấu bạn sử dụng thường xuyên nhất.
• Dấu ngân hàng — Dấu bạn đăng ký với tài khoản của mình. An toàn hơn nếu giữ riêng dấu này với dấu cá nhân.
• Dấu công vụ (jitsuin) — Dấu bạn đăng ký với văn phòng phường/xã. Đây là "đăng ký dấu".

3. Khi nào cần đăng ký con dấu?

• Khi mua xe hoặc chuyển quyền sở hữu.
• Khi giao dịch với các hợp đồng bất động sản hoặc bảo lãnh liên quan đến số tiền lớn.
• Khi thành lập công ty, hoặc trong các trường hợp khác cần bằng chứng chính thức.
• Đối với các thủ tục hàng ngày như thuê phòng, mở tài khoản ngân hàng hoặc ký hợp đồng điện thoại di động, thường không cần thiết.
4. Những điều cần lưu ý khi đăng ký
• Thủ tục được thực hiện tại văn phòng phường nơi bạn đăng ký cư trú. Hãy mang theo giấy tờ chứng minh danh tính, chẳng hạn như thẻ cư trú.
• Có quy định về các loại con dấu có thể đăng ký. Vì đơn đăng ký của bạn có thể bị từ chối tùy thuộc vào loại ký tự (Kanji, Katakana, Chữ cái) và kích thước, nên tốt hơn hết là bạn nên hỏi văn phòng phường trước khi làm.
• Sau khi đăng ký, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận (thẻ) đăng ký con dấu. Giấy chứng nhận được cấp bằng thẻ này. Không thể cấp giấy chứng nhận bằng chính con dấu.

5. Phải làm gì nếu bị mất

• Nếu bạn làm mất con dấu hoặc thẻ đã đăng ký, hãy báo ngay cho văn phòng phường. Nếu bạn để nguyên như vậy, có nguy cơ người khác có thể lấy được giấy chứng nhận của bạn.
• Nếu đó là con dấu cá nhân, bạn chỉ cần làm lại.
Có rất nhiều con dấu có cùng ký tự, vì vậy vui lòng không sử dụng chúng cho các hợp đồng quan trọng.

Phí và các giấy tờ cần thiết khác nhau tùy theo từng đô thị. Vui lòng kiểm tra trang web của văn phòng phường địa phương trước khi đến.